W dniu 7 lipca 2016 r. MF wydał interpretację indywidualną (IBPB-1-1/4510-150/16/BK) dotyczącą możliwości zaliczenia do KUP wydatków udokumentowanych za pomocą dokumentów elektronicznych.
Sprawa dotyczyła Spółki prowadzącej działalność w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarami energii. Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W związku z dużą ilością przeprowadzanych transakcji Spółka planuje wdrożyć system elektroniczny Perceptive, który umożliwia otrzymywanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Spółka zwróciła się do MF z zapytaniem, czy wydatki udokumentowane fakturami, które otrzymano papierowo, poddano digitalizacji i zarchiwizowano wyłącznie elektronicznie można zaliczyć do KUP.
Spółka stanęła na stanowisku, że dla udokumentowania wydatków archiwizacja elektroniczna faktur jest wystarczająca i nie ma ona obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Zdaniem Spółki w przepisach prawnych nie znajdujemy obostrzeń dotyczących przechowywania faktur, zatem można przechowywać je w dowolnej formie pod warunkiem, że będą stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego ujętego w księgach rachunkowych. Z tym stanowiskiem zgodził się MF uznając, że nie ma przeszkód do zaliczenia dokumentowanych w taki sposób wydatków do KUP.
