W dn. 28 stycznia 2026 r. Ministerstwa Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terytorium Polski przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Niniejsze objaśnienia dotyczą stanu prawnego obowiązującego od 1 lutego 2026 r.
Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają polscy podatnicy oraz podatnicy zagraniczni (nieposiadający siedziby w Polsce), którzy posiadają w Polsce SMPD, jeżeli to SMPD uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług.
Podatnicy zobowiązani do korzystania z KSeF przy sprzedaży towarów lub świadczeniu usług powinni przeanalizować, czy ich zagraniczny kontrahent posiada w Polsce SMPD zaangażowane w daną transakcję. Ma to istotne znaczenie, ponieważ podatnik zobowiązany do stosowania KSeF musi wystawić fakturę w KSeF, a także udostępnić ją zagranicznemu kontrahentowi za pośrednictwem KSeF – ale tylko wtedy, gdy kontrahent ten posiada w Polsce SMPD i to SMPD uczestniczy w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług.
W pozostałych przypadkach – gdy zagraniczny kontrahent nie posiada w Polsce SMPD albo posiada SMPD, lecz nie jest ono zaangażowane w daną transakcję – podatnik może udostępnić fakturę kontrahentowi w inny uzgodniony sposób (np. w formacie PDF lub w wersji papierowej).
Przy ustalaniu, czy faktura powinna zostać udostępniona zagranicznemu kontrahentowi za pośrednictwem KSeF czy poza KSeF, kluczowe jest określenie istnienia SMPD oraz jego zaangażowania w transakcję. Jednocześnie podatnik nie powinien być zobowiązany do przeprowadzania skomplikowanej analizy w celu ustalenia, czy kontrahent posiada w Polsce SMPD zaangażowane w daną dostawę lub świadczenie. Według Ministerstwa Finansów podatnik powinien przestrzegać następujących kryteriów:
- jeżeli brak jest informacji pozwalających ustalić, czy zagraniczny kontrahent posiada w Polsce SMPD zaangażowane w daną transakcję, podatnik może przyjąć, że faktura powinna zostać udostępniona poza KSeF,
- jeżeli zagraniczny kontrahent przekaże podatnikowi oświadczenie dotyczące istnienia SMPD w Polsce oraz zaangażowania tego SMPD w daną transakcję, podatnik powinien zaakceptować status wynikający z tego oświadczenia. W takim przypadku faktura powinna zostać udostępniona za pośrednictwem KSeF,
- jeżeli na potrzeby transakcji kontrahent posługuje się polskim numerem VAT i nie przedstawi oświadczenia potwierdzającego brak SMPD w Polsce lub brak zaangażowania SMPD w daną transakcję, podatnik może przyjąć, że faktura powinna zostać udostępniona za pośrednictwem KSeF.
Z pełną treścią objaśnień podatkowych można zapoznać się pod tym linkiem.
Zapraszamy Państwa do śledzenia naszego profilu na LinkedIn: (https://www.linkedin.com/company/ita-doradztwo-podatkowe-sp-z-o-o), gdzie codziennie omawiamy najnowsze orzecznictwo w sprawach podatkowych oraz publikujemy najważniejsze informacje dotyczące zmian legislacyjnych, jak również istotne komunikaty Ministerstwa Finansów.
W alercie przedstawiliśmy kwestie, które w naszej ocenie mogą mieć dla Państwa znaczenie. Informacje zawarte w alercie mają charakter generalny i nie stanowią porady prawnej. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji lub działań, jak również w przypadku pytań lub wątpliwości, prosimy o kontakt z naszymi doradcami podatkowymi, tel. +48 22 250 31 00.
