Wyrokiem z dnia 8 sierpnia 2023 r. sygn. akt III SA/Wa 492/23 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakwaterowaniem pracowników tymczasowych.
Sprawa dotyczyła spółki prowadzącej działalność gospodarczą jako agencja pracy tymczasowej. Zatrudnia przede wszystkim cudzoziemców, którym zapewnia bezpłatne zakwaterowanie. Ze względu na sytuację na rynku pracy, zakwaterowanie jest jednym z podstawowych warunków znalezienia pracowników.
Z przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego wynika, że kwatery dla pracowników znajdują się w pobliżu miejsc świadczenia przez nich pracy. Lokale te służą celom zbiorowego zakwaterowania, gdzie nie zdarzają się sytuacje, w których dany lokal mieszkalny byłby udostępniany wyłącznie jednemu pracownikowi do wyłącznego korzystania. Pracownicy zazwyczaj są zakwaterowani w mieszkaniach, domach lub motelach w zależności od ich dostępności. Kwatery wynajmowane są na okresy dłuższe niż planowany okres świadczenia usług na rzecz klientów spółki ze względu możliwość wydłużenia czasu współpracy. Czynsz za kwatery ustalany jest jako czynsz stały, niezależny od liczby pracowników. Długość zakwaterowania zależy jedynie od okoliczności świadczenia usług na rzecz klienta spółki. Z kwater mogą korzystać wyłącznie pracownicy i nie jest dopuszczalne korzystanie z nich przez osoby trzecie.
Spółka wskazała, że nie prowadzi ewidencji faktycznego wykorzystywania kwater przez pracowników, ponieważ nie ma możliwości codziennej weryfikacji kto i w jakim zakresie z nich korzysta.
Dyrektor KIS uznał, że ponoszone przez spółkę wydatki nie mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, ponieważ kwatery są wynajmowane na okres dłuższy niż faktycznie jest to niezbędne. Dodatkowo, spółka nie prowadzi ewidencji faktycznego wykorzystywania lokali przez pracowników i nie ma możliwości ustalenia czy dany pracownik skorzystał z kwatery czy też nie.
Tymczasem, w opinii WSA w Warszawie, spółka jest uprawniona do zaliczenia powyższych wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Przede wszystkim, spółka ze względu na obecne wymogi rynkowe dotyczące branży pracy tymczasowej, musi zagwarantować swoim pracownikom zakwaterowanie i dostosować czas jego trwania do wymogów klienta spółki. Dodatkowo, jako racjonalny przedsiębiorca, znający specyfikę rynku, ma świadomość, że czas świadczenia usług może się wydłużyć i musi to uwzględnić. W oparciu o dotychczasowe doświadczenie, spółka jest w stanie dostosować czas wynajmu kwater do przewidywanego czasu świadczenia usług. Jest to zachowanie właściwe dla podmiotu działającego w tej branży.
Zdaniem WSA w Warszawie, brak ewidencji pracowników korzystających z kwater także nie może wykluczać wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Spółka, na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości i o podatku dochodowym od osób prawnych, jest zobowiązana do dokumentowania wydatku poniesionego na rzecz wynajmującego kwatery i jest to wystarczające na potrzeby prawidłowego rozliczenia kosztu. Tym samym, spółka nie ma obowiązku prowadzenia szczegółowego rejestru osób (pracowników) oraz czasu korzystania przez nich z danej kwatery.
Z pełną treścią wyroku można zapoznać się pod tym linkiem.
Zapraszamy Państwa do śledzenia naszego profilu na LinkedIn: (https://www.linkedin.com/company/ita-doradztwo-podatkowe-sp-z-o-o), gdzie codziennie omawiamy najnowsze orzecznictwo w sprawach podatkowych oraz publikujemy najważniejsze informacje dotyczące zmian legislacyjnych, jak również istotne komunikaty Ministerstwa Finansów.
W alercie przedstawiliśmy kwestie, które w naszej ocenie mogą mieć dla Państwa znaczenie. Informacje zawarte w alercie mają charakter generalny i nie stanowią porady prawnej. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji lub działań, jak również w przypadku pytań lub wątpliwości, prosimy o kontakt z naszymi doradcami podatkowymi, tel. +48 22 250 31 00.