Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wydał 19 października 2015 r. dwie interpretacje dotyczące przechowywania, jako skanów faktur i innych dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej (nr IBPP2/4512-717/15/RSz oraz IBPB-1-3/4510-271/15/PC).
Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwrócił się podatnik, który planuje przechowywać całość lub część dokumentów księgowych związanych z podróżami służbowymi swoich pracowników w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów). Chciał w związku z tym potwierdzić, że przechowywanie dokumentów w tej formie i fakt zniszczenia dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu nie będą miały wpływu na prawo do zaliczenia takich wydatków do KUP oraz odliczeniu VAT.
Wnioskodawca podkreślił, że będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
W wydanych interpretacjach Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, potwierdził, że fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. Nie będzie także wpływać na prawo do zakwalifikowania wydatków udokumentowanych w ten sposób do KUP.
